Nina B.

- Planification et organisation : Élaborer les plannings des workshops et événements, en tenant compte des contraintes et des besoins des différents intervenants.

- Communication et suivi : Répondre aux emails des étudiants, professeurs et partenaires, en français et en anglais, afin de garantir une information claire et rapide.

- Création et gestion de documents : Préparer des documents administratifs et pédagogiques (booklets, listes, plannings), en veillant à leur cohérence et leur mise à jour.

- Coordination bilingue : Travailler quotidiennement en anglais et en français pour assurer une communication fluide entre toutes les parties prenantes.

Ce poste requiert rigueur, sens de l’organisation, réactivité et capacité à travailler dans un environnement multiculturel.

Responsabilités principales :

- Planification et coordination des événements : Organisation des réunions, séminaires et événements, en veillant à la logistique (salles, équipements, restauration).

- Communication avec les clients et prestataires : Gestion des demandes, suivi des confirmations et coordination des services internes.

- Facturation et suivi financier : Préparation des devis, établissement des factures et suivi des paiements pour les événements.

- Gestion administrative : Création et mise à jour des documents liés aux événements (planning, rapports, checklists).

- Support opérationnel : Supervision sur site lors des événements pour garantir le respect des standards et la satisfaction des clients.

Ce poste m’a permis de développer des compétences clés en organisation, relation client, gestion budgétaire et coordination interservices, dans un environnement dynamique et bilingue (français/anglais)

Responsabilités et domaines d’intervention :

Ressources humaines : Participation à la gestion des plannings, suivi des équipes, et support administratif lié au personnel.

Comptabilité : Aide à la préparation des factures, suivi des paiements et contrôle des dépenses.

Front Office : Accueil des clients, gestion des réservations, check-in et check-out, ainsi que traitement des demandes.

Administration des événements : Organisation et coordination des événements (séminaires, banquets), gestion des besoins logistiques et suivi des prestataires.

Achats : Suivi des commandes, gestion des fournisseurs et contrôle des stocks pour garantir la disponibilité des produits et équipements.